Sinn und Nutzen von Projektbesuchen

Sinn und Nutzen von Projektbesuchen

Über moderne Kommunikationsmittel können wir heute von unserem Wohnzimmer aus den Verlauf von Projekten in den entferntesten Ecken der Welt verfolgen. Ist ein Besuch vor Ort daher noch erforderlich? Oder sollte man das Geld lieber für andere Zwecke  einsetzen? Und was ist zu beachten, wenn man zum Projekt reist?  Drei Experten teilen hier ihre Erfahrungen.

Ein Artikel von Nadine Jurrat und  Michael Busch vom Projektservice International

Zunächst ist es wichtig, das Reisen nicht etwa nur unter dem Aspekt der Kontrolle zu sehen. Silvia Cromm, Leiterin der gemeinsamen Projektabteilung  von Don Bosco Mondo e.V. und Don Bosco Mission: „Unsere Reisen haben mehrere Funktionen: Vor Projektbeginn dienen sie der Projektplanung. Wir machen uns vor Ort einen Eindruck von den zukünftigen Partnern, die sich mit einem Projektvorschlag an uns gewandt haben und untersuchen, wie realistisch die geplanten Maßnahmen sind und wie nachhaltig sie Verbesserungen schaffen können. Während eines Projekts von zwei-drei Jahren reisen wir ein bis zwei Mal vor Ort, um den Projektverlauf zu prüfen und unsere Partner zum Beispiel bei der Buchhaltung oder der Erstellung von Berichten zu unterstützen.”

Auch Dr. Martin Kasper, Gründer und Vorstandsvorsitzender der Stiftung Childaid Network, betont die partnerschaftlichen Aspekte des Reisens. Er ist zwei bis drei Mal pro Jahr in Nordostindien, wo seine Stiftung Bildungsprojekte für benachteiligte Kinder fördert. „Zum einen dienen unsere Besuche der Pflege der Partnerschaft. In persönlichen Treffen kommt man besser ins Gespräch als übers Telefon oder per Email, insbesondere in Gegenden, in denen die technologischen Kommunikationsmittel nicht ganz so ausgereift sind. Man kann sich besser kennen lernen und gegebenenfalls Probleme in den Projekten besser zusammen angehen,“ so Kasper. „Wir sehen die Reisen weniger als Kontrolle, sondern eher als Ermutigung, mit unseren lokalen Partnern ans gemeinsame Ziel zu kommen.”

Aber natürlich werden Besuche vor Ort während der Projektphase von immer mehr Gebern als Teil des Monitorings erwartet – zu Recht. Ralf Tepel, Vorstandsmitglied der Karl Kübel Stiftung für Kind und Familie, die sich in ihrer Entwicklungszusammenarbeit auf Projekte in Indien, Äthiopien, den Philippinen und im Kosovo konzentriert, verschafft sich ca. ein Mal pro Jahr einen Überblick vor Ort. „Auch wenn wir Rückmeldungen von unseren lokalen Mitarbeitern bekommen, die die Projekte regelmäßig besuchen,  ist es wichtig, sich ein eigenes Bild zu machen, zu schauen, wo das Projekt steht und die Leute hinter den Projekten kennen zu lernen. Wir sind gegenüber unseren Förderern und privaten Spendern für die ordnungsgemäße Abwicklung der Projekte verantwortlich. Die Besuche sind mit unseren lokalen Partnern vertraglich festgesetzt und gehören einfach zu unserer Sorgfaltspflicht.”

Die Kosten hierfür sind bereits im Projektbudget einkalkuliert, so dass für die lokalen Organisationen keine zusätzlichen Ausgaben entstehen. Die Besuche vor Ort werden immer angekündigt und gemeinsam mit lokalen Partnern geplant. „Bei Ungewissheiten über das Projekt reicht eine Reise nicht aus, da würden wir andere Mittel, wie zum Beispiel eine externe Prüfung der Buchhaltung, anordnen,” sagt Cromm und macht auch auf einen anderen wichtigen Aspekt aufmerksam: „Eine unangekündigte Reise würde mir auch nicht dienen, denn wir brauchen immer eine lokale Person, der wir vertrauen und die uns vor Ort begleitet, damit wir nicht die Gefahr laufen, bestimmte Dinge falsch zu interpretieren. Man muss sich bewusst sein, dass man sich in einem anderen kulturellen Kontext bewegt, in dem Dinge mitunter anders gedeutet werden können. Selbst nach über 20 Jahren Arbeitserfahrung in Afrika glaube ich nicht, dass ich sämtliche kulturelle Gegebenheiten richtig interpretieren könnte.’’

Zu diesen unterschiedlichen kulturellen Gegebenheiten gehören auch Gastgeschenke oder Willkommenszeremonien. „Je nachdem, in welcher Kultur man sich befindet, sind festliche Empfänge Teil der Gastfreundschaft“, erläutert Cromm. „Auch wenn wir versuchen, das im Vorhinein einzudämmen, wäre es sehr unhöflich, die lokalen Gepflogenheiten zu ignorieren. Diese müssen bei der Reiseplanung mit berücksichtigt werden, in dem wir zum Beispiel  mehr Zeit vor Ort einplanen.“ Auch die Ziele, die erreicht werden sollen, müssen im Voraus  genau definiert werden. Cromm: „Bei uns wird das intern  über einen Reiseantrag sichergestellt, in dem der jeweilige Referent darstellt, welche Orte besucht werden und was bei dem jeweiligen Besuch erreicht werden soll.“

Doch wie realistisch sind die Eindrücke, die man in den wenigen Tagen, die man vor Ort ist, erlebt? Möchten sich lokale Partner nicht auch von der besten Seite zeigen? „Es wäre unrealistisch zu denken, dass man während seines Besuches den Alltag der Projektarbeit vor Ort erlebt”, sagt Tepel von der Karl Kübel Stiftung. „Auch wenn man es natürlich so haben möchte und wir es auch so unseren lokalen Partnern im Voraus mitteilen, bemüht man sich vor Ort, im positiven Licht zu stehen. Durch die Rückmeldungen unserer lokalen Mitarbeiter, die uns begleiten und die Projekte regelmäßig besuchen, bekommen wir dann aber auch eine dritte und vierte Meinung. Zudem hilft, dass sie die lokale Sprache sprechen. So sind wir auch bei den Übersetzungen nicht auf die ausführenden Organisationen angewiesen. Bei unseren langfristigen Projekten haben wir aber die Erfahrung gemacht, dass man mehr und mehr in den Alltag eingebunden wird, je öfter man die Projekte besucht.“ Während des Aufenthalts vor Ort werden dann gegebenenfalls auch Probleme untersucht und Lösungsvorschläge besprochen. „Wir versuchen immer, den gemeinsamen Lernprozess in den Vordergrund zu stellen“, so Cromm.

Wie soll man damit umgehen, wenn bei den Begegnungen vor Ort die Projektträger neue Förderwünsche äußern und entsprechende Zusagen erhoffen? Hier sind sich die Experten einig: Bei kleineren Modifikationen im Projektverlauf können Zusagen vor Ort gemacht werden, solange diese weiterhin zum vereinbarten Ziel führen. Größere Änderungen müssen formell beantragt werden, insbesondere, wenn sie von anderen Gebern co-finanziert sind. „Wir haben klare Grenzen gesetzt, was von uns geleistet werden kann und unsere Partner wissen das“, erläutert Kasper. „Die Probleme, mit denen die Menschen zu kämpfen haben, sind vielschichtig und zum Teil weitläufig, das können wir nicht alles leisten. Wir erwarten immer einen lokalen Beitrag, versuchen auf unseren Reisen aber auch, weitere Partner mit ins Boot zu holen.“

Schließlich darf auch der emotionale Aspekt  nicht vergessen werden. „Die Reisen sind auch immer eine emotionale Achterbahnfahrt”, fasst Kasper zusammen. „Es ist sehr bewegend, die lokale Not zu sehen und sehr schmerzhaft, wenn ein Projekt nicht klappt, besonders, wenn es an den lokalen Rahmenbedingungen liegt, wie bewaffneten Auseinandersetzungen oder Korruption, auf die wir keinen Einfluss haben. Auf der anderen Seite bewegt mich immer wieder die Gastfreundschaft der Menschen vor Ort und es ist natürlich toll, die Erfolge unserer Arbeit mitzuerleben.“  Aus solchen Erlebnissen, das wird in den Gesprächen mit den Experten deutlich, speisen sich nicht zuletzt auch die Motivation und Überzeugungsraft für eine engagierte  Entwicklungszusammenarbeit.

KURZ UND KNAPP:

  • Reisen sind erforderlich, um die Arbeit vor Ort umfassend zu prüfen, die Menschen hinter den Projekten kennen zu lernen und Probleme gemeinsam anzugehen. Daher sollten sie Teil des Projektmanagements sein und im Projektbudget berücksichtigt werden.
  • Eine Reise in ein Projekt vor Ort ist eine Momentaufnahme, die alleine eine nachhaltige Projektkontrolle und Projektentwicklung nicht sicherstellen kann.
  • „Richtig reisen“ erfordert ein längerfristig angelegtes Konzept der partnerschaftlichen Zusammenarbeit, das auf regelmäßige eigene Eindrücke ebenso aufbaut wie auf Rückmeldungen Dritter.
  • Bei der konkreten Reiseplanung ist es wichtig, im Voraus die Ziele zu definieren. Kulturelle Gepflogenheiten vor Ort und die dafür nötige Zeit müssen eingeplant werden. Eine neutrale Übersetzung sollte sichergestellt sein.

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