Kurz und knackig: Die Spendenbescheinigung

Wenn eine Stiftung – oder auch jede andere gemeinnützige Organisation – Spenden bekommt, erwarten die Spender, dass sie möglichst zeitnah eine Zuwendungsbestätigung erhalten. Umgangssprachlich wird sie auch Spendenquittung oder Spendenbescheinigung genannt, steuerrechtlich korrekt aber heißt sie ‚Zuwendungsbestätigung‘. Sie berechtigt den Spender, seine Spende im Rahmen der Steuererklärung als Sonderausgabe von seinem zu versteuernden Einkommen abzuziehen. Als Aussteller haften Sie für die Richtigkeit, deshalb ist es notwendig, sich damit auszukennen.

1. Grundlagen

Damit eine Zuwendungsbestätigung ausgestellt werden darf, müssen gemäß §10b EStG bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Die beiden wichtigsten sind:

  • Freiwilligkeit: Die Zuwendung muss eine freiwillige Leistung sein. Bei der Spende an die steuerbegünstigte Stiftung darf es sich nicht um die Erfüllung einer rechtlichen oder vertraglichen Verpflichtung handeln.
  • Unentgeltlichkeit: Mit der Zuwendung darf keine Gegenleistung oder ein Leistungsaustausch verbunden sein.

Dementsprechend handelt es sich in den folgenden Fällen nicht um Spenden, und eine Zuwendungsbestätigung darf nicht ausgestellt werden:

  • wenn für eine Leistung ein Entgelt gezahlt wird (auch einen teilweisen Entgeltcharakter darf eine Spende nicht haben),
  • bei Versteigerungen,
  • wenn Leistungen für einen guten Zweck zu einem über Marktwert liegenden Entgelt veräußert werden,
  • beim Verkauf von Eintrittskarten für ein Benefizkonzert – auch dann nicht, wenn auf den Karten vermerkt ist, dass ein bestimmter Betrag einem guten Zweck zufließen wird,
  • für unentgeltliche Leistungen Dritter (zum Beispiel Dienstleistungen) oder für unentgeltliche Nutzungsüberlassungen (zum Beispiel von Räumen), vgl. 10b Abs. 3 Satz 1 EStG.

Bei Zuwendungen von Unternehmen ist besonders darauf zu achten, ob dem Unternehmen in Form von Werbung eine Gegenleistung gewährt wird – in diesem Fall handelt es sich ebenfalls nicht um Spenden, vielmehr müssen Sie sich mit dem Thema Sponsoring beschäftigen.

2. Haftung

Grundsätzlich haftet die Stiftung – bzw. bei Treuhandstiftungen ihr Treuhänder – mit dem Stiftungsvermögen, sofern die Zuwendungsbestätigung vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtig ausgestellt wurde. In diesem Fall fordert das Finanzamt für die dem Staat entgangene Steuer pauschal 30 % des Betrages, über den die Zuwendungsbestätigung ausgestellt wurde, von der Stiftung zurück (§ 10b Abs. 4 EStG, § 9 Abs. 3 KStG, § 9 Nr. 5 GewStG).

3. Dokumentation

Von allen ausgestellten Zuwendungsbestätigungen müssen Sie Kopien der unterschriebenen Exemplare anfertigen und 10 Jahre aufbewahren.

4. Wortlaut und Gestaltung

Eine Zuwendungsbestätigung ist nur sehr eingeschränkt gestaltbar. Wortlaut und Reihenfolge der Textpassagen sind so beizubehalten, wie in den amtlichen Mustern vorgegeben. Diese finden Sie hier: www.formulare-bfinv.de/ffw (Bereich Steuer, Steuerformulare, Gemeinnützigkeit). Gegen optische Hervorhebungen oder die Verwendung eines Logos bestehen keine Bedenken. Umformulierungen hingegen sind unzulässig. Sie können auf der Zuwendungsbestätigung weder einen persönlichen Dank noch andere individuelle Ergänzungen vornehmen. Auf der Rückseite der Bestätigung wiederum sind Danksagungen zulässig.

Zum Ausfüllen der Zuwendungsbestätigung und auch für den vereinfachten Spendennachweis (siehe folgender Abschnitt) benötigen Sie Angaben aus dem Bescheid des Finanzamts zur steuerlichen Freistellung Ihrer Stiftung. Vorsicht – diese Angaben ändern sich! Nach jeder regelmäßig stattfindenden Überprüfung Ihrer Stiftung erteilt das Finanzamt einen sogenannten Freistellungsbescheid, sodass der Wortlaut der Zuwendungsbestätigung und des vereinfachten Spendennachweises ebenfalls regelmäßig geändert werden muss. Versäumen Sie dies, besteht das Risiko, dass das zuständige Finanzamt des Spenders die Zuwendungsbestätigung im Rahmen seiner Steuererklärung nicht akzeptieren wird.

5. Der vereinfachte Spendennachweis

Für Spenden bis 200 Euro ist keine Zuwendungsbestätigung nötig – der sogenannte ‚vereinfachte Spendennachweis‘ reicht aus. Dafür benötigt der Spender nur die Buchungsbestätigung seiner Überweisung und einen Beleg Ihrer Stiftung, aus dem einige gesetzlich vorgegebene Informationen hervorgehen (§50 Absatz 2 EStDV). Diesen Beleg könnten Sie bei vorgedrucktem Überweisungsträger bereits anfügen. Meist wird er zudem als PDF-Datei auf der Internetseite der Stiftung zur Verfügung gestellt. Im Vorfeld einer Spendenaktion ist es wichtig, potenzielle Spender entsprechend zu informieren, sonst sind Spender über das Ausbleiben der Zuwendungsbestätigung enttäuscht und es kommt zu Rückfragen.

6. Die Sammelbestätigung

Erhalten Sie von einem Förderer im Laufe eines Jahres mehrere Spenden, kann eine sogenannte Sammelbestätigung erstellt werden. Die Sammelbestätigung hat folgende Besonderheiten:

  • Sie muss ausdrücklich als Sammelbestätigung bezeichnet werden.
  • Sie nennt den Zeitraum, auf den sich die Sammelbestätigung erstreckt.
  • Sie gibt die Gesamtsumme aller Einzelspenden an.
  • Alle Einzelspenden mit Datum, Betrag und Art (Mitgliederbeitrag, Geldspende) werden auf der Rückseite oder auf einem gesonderten Blatt aufgelistet.

7. Spendenformen

Grundsätzlich werden zwei Formen der Zuwendung an eine Stiftung unterschieden: Geldzuwendung und Sachzuwendung. Gespendete Wirtschaftsgüter aller Art gehörten zu den Sachspenden, sofern diese für den steuerbegünstigten Zweck der Stiftung benötigt werden – dies sind zum Beispiel Einrichtungsgegenstände, Betriebsmittel oder ähnliches. Ob es sich im Einzelfall tatsächlich um eine steuerabzugsfähige Sachspende handelt, ist nicht immer ganz einfach zu beantworten. Zudem müssen Sachzuwendungen in die Bilanz Ihrer Stiftung einfließen und dafür korrekt bewertet werden. Bitte informieren Sie sich deshalb auch an anderer Stelle, wenn diese Art der Spende für Sie in Frage kommt.

Hinzu kommt die sogenannte Aufwandsspende. Für unentgeltliche Leistungen Dritter dürfen grundsätzlich zwar keine Zuwendungsbestätigungen ausgestellt werden. Eine Ausnahme aber stellt die Aufwandsspende dar: Ein Dritter kann auf einen tatsächlich bestehenden, vertraglichen Anspruch gegenüber der Stiftung nachträglich explizit verzichten und stattdessen eine Zuwendungsbestätigung anfordern. Im Ergebnis handelt es sich um eine abgekürzte Geldspende. Beispiel: Ein Reittherapeut stellt aufgrund eines gültigen Behandlungsvertrages eine Honorarrechnung an die Stiftung und vermerkt darauf, dass anstatt der finanziellen Begleichung der Rechnung über den gleichen Betrag eine Zuwendungsbestätigung ausgestellt werden soll. Es sind bestimmte Voraussetzungen zu erfüllen, bitte informieren Sie sich deshalb auch an anderer Stelle, wenn diese Art der Spende für Sie in Frage kommt.

8. Die Zuwendung in den Vermögensstock

Die Zuwendung in den Vermögensstock einer Stiftung – eine sogenannte Zustiftung – unterscheidet sich sehr deutlich von „normalen“ Spenden: Das Grundstockvermögen einer Stiftung ist in seinem Bestand zu erhalten und darf nicht für den Stiftungszweck ausgegeben werden. Gerade umgekehrt müssen Spenden zeitnah für den Stiftungszweck eingesetzt werden. Zuwendungen zur Erhöhung des Grundstockvermögens können unter Umständen auch steuerlich in noch größerem Umfang abgesetzt werden (§ 10 b Absatz 1a EStG). Deswegen muss die Zuwendung in den Vermögensstock auch in der Zuwendungsbestätigung durch einen Zusatz entsprechend kenntlich gemacht werden: „Die Zuwendung erfolgte in unseren Vermögensstock“. Darüber hinaus muss in einem Zusatz bestätigt werden, dass es sich nicht um eine Zuwendung in das verbrauchbare Vermögen einer Stiftung handelt. Letzteres liegt an folgendem: Die Finanzverwaltung gewährt den erhöhten steuerlichen Abzug für die Zuwendung in den Vermögensstock einer Stiftung (§ 10 b Absatz 1a EStG) nicht, wenn in der Stiftungssatzung der Verbrauch des Stiftungsvermögens zugelassen ist, also bei der sogenannten ‚Verbrauchsstiftung‘. Bei der Verbrauchsstiftung bleibt es daher beim „regulären“ Spendenabzug nach § 10 b Absatz 1EStG.

Noch etwas müssen Sie beachten: Wenn Sie Zuwendungen zur Erhöhung des Grundstockvermögens sammeln möchten, müssen Sie dies Ihren Spendern gegenüber vorab explizit kommunizieren. Der Spender muss wissentlich seine Zuwendung zur Erhöhung des Grundstockvermögens und nicht zur unmittelbareren Verwendung geben. Dabei sollten Sie gleich die Kontonummer für das Vermögen Ihrer Stiftung kommunizieren und nutzen, damit Sie aufwendige Umbuchungen zum Jahreswechsel vermeiden.

Weiterführende Informationen

Die amtlichen Muster finden Sie im Bereich Steuern, Steuerformulare, Gemeinnützigkeit unter folgendem Link:

Was muss Ihre Organisation bei Sachspenden beachten? Welche Fehlerquellen gibt es? In nur 15 Minuten erfahren Sie es in den Webinar-Aufzeichnungen aus der Reihe ‚Nachgefragt‘:

Kommentare sind geschlossen.